Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusuna İlişkin Bilgiler

Kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Arslan Hukuk Bürosu / Av. Ramazan Arslan – İstanbul 1 No’lu Barosu Sicil No: 26453 tarafından işlenmektedir.

• Adres: Levent Mah. Levent Cad. Mektep Sok. No:8, 34330 Beşiktaş / İstanbul
• Telefon: +90 212 279 84 54 – +90 212 270 66 67
• E-posta: info@arslan.av.tr
• İnternet Sitesi: arslan.av.tr

2. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; Büro ile kurduğunuz hukuki danışmanlık/avukatlık ilişkisi veya mal/hizmet ilişkisi öncesinde, sırasında veya sonrasında oluşturduğunuz ya da paylaştığınız bilgi ve belgeler, işlemler, paydaşlar, kamuya açık kaynaklar (basın, ticaret sicili ve ticaret odası kayıtları gibi), Büro’nun sizinle ve sair kanallardan yaptığı iletişim, toplantı, görüşme ve yazışmalar, internet sitemizde yer alan iletişim formu (ad soyad, e-posta, telefon, şirket ve mesaj alanları), info@arslan.av.tr adresine gönderdiğiniz e-postalar (iş başvuruları dâhil) ve sosyal medya hesaplarımız aracılığıyla sözlü, yazılı ve elektronik ortamlarda toplanmakta; bu metinde açıklanan amaçlarla otomatik (kullanılan elektronik sistem ve programlar) ve otomatik olmayan (fiziki dosya ve kayıt tutulması) yöntemlerle işlenebilmektedir.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Özel nitelikli kişisel veriler: Hukuki talebinizin niteliği gereği özel nitelikli kişisel veri (ör. sağlık, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri, dernek/vakıf/sendika üyeliği bilgisi) paylaşmanız hâlinde bu veriler, yalnızca ilgili hukuki hizmetin sunulabilmesi amacıyla ve Kanun’un 6. maddesindeki şartlara uygun olarak işlenir. Kanun’un 6/3-(d) bendi uyarınca, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olan hâllerde özel nitelikli kişisel verileriniz açık rıza aranmaksızın işlenebilir.

4. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta bu verilerin saklanması için öngörülen bir süre bulunuyorsa bu süre kadar ve/veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca saklanmaktadır. Bu kapsamda özellikle, Avukatlık Kanunu’nun 39. maddesi uyarınca dosya ve evrakın vekâlet ilişkisinin sona ermesinden itibaren üç yıl süreyle saklanması zorunluluğu ile vergi ve sair mevzuattan doğan saklama yükümlülükleri gözetilir. İlgili sürelerin sonunda kişisel verileriniz, mevzuata ve Büro’nun kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin politika ve prosedürlerine uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

5. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz; hukuki danışmanlık/avukatlık hizmet süreçlerimiz, işe alım, iş geliştirme ve tedarik süreçlerimiz ile Büro’nun idaresi ve finansal operasyonları çerçevesinde, aşağıda belirtilen amaçlarla gerekli olduğu ölçüde ve Kanun’un 5. maddesinde öngörülen şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (başta 1136 sayılı Avukatlık Kanunu olmak üzere) [m.5/2-a]
• Bir sözleşmenin (vekâlet/danışmanlık ya da mal/hizmet ilişkisi) kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması [m.5/2-c]
• Büro’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması [m.5/2-ç]
• Kişisel verilerin tarafınızca alenileştirilmiş olması [m.5/2-d]
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması [m.5/2-e]
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Büro’nun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması [m.5/2-f]
• Yukarıdaki şartların bulunmadığı hâllerde (ör. bülten gönderimi, zorunlu olmayan çerezler) açık rızanızın bulunması [m.5/1]

Bülten, yayın ve etkinlik bilgilendirmelerine ilişkin veriler, hukuki danışmanlık/avukatlık ilişkisinin gerekleri ölçüsünde Büro’nun meşru menfaati [m.5/2-f] ya da ilgili kişilerin açık rızası çerçevesinde işlenir.

6. Hukuki Danışmanlık ve Avukatlık Hizmetleri

Bu faaliyet kapsamında müvekkiller, proje paydaşları, danışmanlık/destek alınan tedarikçiler, görüş alınan uzmanlar, ilgili hizmete veya uyuşmazlığa taraf olan kişiler ile bunların temsilci ve çalışanları ve hâkim, savcı, taraf vekili, bilirkişi, hakem, noter gibi üçüncü kişilere ilişkin veriler işlenebilmektedir.

6.1. İşlenme Amaçları

• Müvekkillere hukuki danışmanlık ve avukatlık hizmetleri sunulması ile sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve raporlanması
• Hizmet kapsamında müvekkiller, paydaşları ve müvekkiller adına üçüncü kişilerle iletişim kurulması
• İnternet sitesindeki iletişim formu veya sair kanallardan iletilen hukuki destek taleplerinin değerlendirilmesi ve yanıtlanması
• Müvekkillerin mevzuat ve sair konulardaki gelişmelerden haberdar edilmesi
• Uzman/bilirkişi görüşü ve mütalaa alınması, üçüncü kişilerden ürün/hizmet tedarik edilmesi ve ilgili süreçlerin yürütülmesi
• Serbest meslek makbuzu düzenlenmesi ile ödeme, muhasebe ve mutabakat süreçlerinin yürütülmesi
• İlgili mevzuat uyarınca gelen talepler doğrultusunda bilgi ve belgelerin icra daireleri ve kolluk dâhil adli ve idari mercilere sunulması
• 1136 sayılı Avukatlık Kanunu başta olmak üzere mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi

6.2. Aktarım

Kişisel verileriniz, gerekli ve ilgili olduğu ölçüde; hizmetin sunulması için müvekkiller, proje paydaşları, görüş alınan uzman ve danışmanlar, mahkemeler, tahkim kurumları, noterler ve ilgili kurum/kuruluşlar ile; ödemeler için bankalar ile; BT, muhasebe, denetim, arşiv, kargo vb. alanlarda hizmet alınan tedarikçiler ile; hukuki yükümlülükler kapsamında yetkili merciler ile ve uyuşmazlık hâlinde ilgili mercilerle paylaşılabilecektir. Avukatlık sırrı kapsamındaki bilgiler bakımından Avukatlık Kanunu’nun 36. maddesindeki sır saklama yükümlülüğü her hâlükârda saklıdır.

7. İş Geliştirme, Bülten ve Yayınlar

Bu faaliyet kapsamında müvekkiller, paydaşlar, görüş alınan uzmanlar, bunların temsilci ve çalışanları ile hizmet ve yayınlarımızla ilgilenen kişilere ilişkin veriler işlenebilmektedir.

7.1. İşlenme Amaçları

• İş geliştirme süreçlerinin yürütülmesi ve hizmetlerin iyileştirilmesi
• Kurumsal iletişim süreçlerinin yürütülmesi ve müvekkil ilişkilerinin güçlendirilmesi
• Bülten, makale, haber ve hukuki gelişmelere ilişkin yayınların posta/e-posta yoluyla mevcut ve potansiyel müvekkiller ile ilgilenen kişilere iletilmesi
• Büro tarafından düzenlenen veya katılım sağlanan etkinliklerin organizasyonu ve duyurulması

7.2. Aktarım

Kişisel verileriniz; etkinlik organizasyonu için organizasyon şirketi/mekân gibi kişiler ile; toplu e-posta gönderimi, tasarım, BT vb. alanlarda hizmet alınan tedarikçiler ile; hukuki yükümlülük kapsamında yetkili merciler ile paylaşılabilecektir.

7.3. Bülten Abonelikleri

Bülten/bilgilendirme gönderim listemizde yer almayı talep etmeniz hâlinde, ilgili gönderimlerin yapılması amacıyla kişisel verileriniz işlenir. Bu gönderimleri almak istemiyorsanız, size iletilen e-postadaki abonelikten çıkış (“Listeden çık”) bağlantısını kullanabilir veya talebinizi info@arslan.av.tr adresine iletebilirsiniz.

8. Çalışan Adayları ve Staj Başvuruları

İnternet sitemizin “Bize Katılın” sayfasında belirtilen usulle info@arslan.av.tr adresine ilettiğiniz iş veya staj başvurularınız kapsamında; özgeçmişinizde ve başvuru yazışmalarınızda yer alan kimlik, iletişim, eğitim, mesleki deneyim ve referans bilgileriniz; başvurunuzun alınması ve değerlendirilmesi, sizinle iletişim kurulması, mülakat süreçlerinin yürütülmesi ve uygun pozisyonların değerlendirilmesi amaçlarıyla; bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan doğruya ilgili olması [m.5/2-c] ve Büro’nun meşru menfaati [m.5/2-f] hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Başvurunuzun olumsuz sonuçlanması hâlinde, ileride açılabilecek pozisyonlar için özgeçmişinizin makul bir süreyle saklanması ancak açık rızanıza dayanılarak mümkündür; aksi hâlde başvuru verileriniz değerlendirme sürecinin tamamlanmasını takiben imha edilir. Özgeçmişinizde özel nitelikli kişisel verilere (ör. sağlık bilgisi, dernek/sendika üyeliği) yer vermemenizi rica ederiz; bu tür verilerin paylaşılması hâlinde bunlar başvuru değerlendirmesinde dikkate alınmaz ve derhâl imha edilir. Başvuru sürecinde referans olarak gösterdiğiniz kişilerin bilgilendirilmesinden ve gerekli hâllerde rızalarının alınmasından başvuru sahibi sorumludur.

9. Mal/Hizmet Tedarik Süreçleri

Büro’nun mal/hizmet tedarik süreçlerinde tedarikçiler, kiralama, satın alma ve benzeri ilişki kurulan üçüncü kişiler ile bunların temsilci ve çalışanlarına ilişkin veriler işlenebilmektedir.

9.1. İşlenme Amaçları

• Ürün/hizmet tedarik ve satın alma süreçlerinin yürütülmesi, sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli iletişimin sağlanması
• Faturalandırma, ödeme, muhasebe ve mutabakat süreçlerinin yürütülmesi
• Finans, BT, ofis yönetimi, arşiv vb. iç süreçlerin yürütülmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması

9.2. Aktarım

Kişisel verileriniz; ödemelerin gerçekleştirilmesi için bankalar ile; gerekli olduğu ölçüde hizmet alınan diğer tedarikçiler ile; hukuki yükümlülük kapsamında yetkili merciler ile paylaşılabilecektir.

10. İnternet Sitesi Kullanımı

arslan.av.tr alan adlı internet sitemizi (geçiş sürecinde arslan-law.vercel.app adresi üzerinden de erişilebilir) etkin şekilde kullanabilmeniz için çerezler kullanılmaktadır. Çerezlerin türleri, amaçları ve yönetimine ilişkin ayrıntılı bilgi için Çerez Politikası’nı inceleyebilirsiniz.

İnternet sitemizdeki iletişim formu üzerinden paylaştığınız ad soyad, e-posta, telefon, şirket (isteğe bağlı) ve mesaj bilgileri, ilgili olduğu ölçüde yukarıdaki “6. Hukuki Danışmanlık ve Avukatlık Hizmetleri” ve “7. İş Geliştirme, Bülten ve Yayınlar” bölümlerinde açıklanan amaçlarla işlenmekte ve ilgili alıcı gruplarına aktarılabilmektedir. İnternet sitemiz, yol tarifi ve benzeri işlevler için üçüncü taraf hizmetlere (ör. Google Haritalar) bağlantılar içerebilir; bu bağlantıların kullanılması hâlinde ilgili üçüncü tarafın kendi gizlilik politikası uygulanır.

11. Ofisimize Yapacağınız Ziyaretler

Büro’yu ziyaretiniz kapsamında kimlik, iletişim ve ziyaretinize ilişkin bilgileriniz; görüşme hazırlığı yapılması, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması, işyeri güvenliği ve denetimi ile hukuki süreçlerin yürütülmesi amaçlarıyla işlenebilmektedir. İşyeri güvenliği amacıyla ofis giriş ve ortak alanlarında güvenlik kameraları bulunmaktadır.

12. Diğer (Arızi) Faaliyetler Kapsamında İşleme

Yukarıda belirtilen temel faaliyetler dışında arızi olarak yürütülen süreçlerde kişisel verilerinizin işlenmesi gerektiğinde, ilgili işleme her hâlükârda Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere veya açık rızanıza dayanılarak, mevzuata ve Büro’nun ilgili politika ve prosedürlerine uygun olarak gerçekleştirilir. Bu hukuki sebepler; açık rıza, kanunlarda açıkça öngörülme, fiili imkânsızlık nedeniyle rıza açıklayamayacak durumda olan kişinin hayatı/beden bütünlüğünün korunması, sözleşmenin kurulması/ifası, hukuki yükümlülük, verinin alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması ve Büro’nun meşru menfaatidir.

13. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması

İnternet sitemiz, sunucuları yurt dışında bulunan Vercel Inc. altyapısında barındırılmakta olup, sitenin kullanımı sırasında oluşan işlem güvenliği verileriniz (IP adresi, log kayıtları gibi) bu sebeple yurt dışına aktarılabilmektedir. Ayrıca kullanılan e-posta, bulut ve benzeri bilişim hizmetleri sebebiyle de kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılması gerekebilir. Bu durumda Kanun’un 9. maddesi uyarınca Büro, verileri aşağıdaki yöntemlerden biriyle yurt dışına aktarabilir:

Kişisel veriler, öncelikle Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca ilan edilen bir yeterlilik kararının bulunması hâlinde bu karara dayalı olarak aktarılabilir. Yeterlilik kararının bulunmaması hâlinde; Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki şartlardan birinin varlığı ve ilgili kişinin aktarımın yapılacağı ülkede de haklarını kullanma ve etkili kanun yollarına başvurma imkânının bulunması kaydıyla, aşağıdaki uygun güvencelerden birinin sağlanması durumunda aktarım yapılabilir:

• Ortak ekonomik faaliyette bulunan teşebbüs grubu bünyesindeki şirketlerin uymakla yükümlü olduğu ve Kurulca onaylanan bağlayıcı şirket kurallarının varlığı
• Kurulca ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve bu hususun beş iş günü içinde Kurula bildirilmesi
• Yeterli korumayı sağlayacak hükümler içeren yazılı bir taahhütnamenin varlığı ve aktarıma Kurulca izin verilmesi

Yeterlilik kararının bulunmadığı ve yukarıdaki uygun güvencelerden herhangi birinin sağlanamadığı durumlarda, yalnızca arızi olmak kaydıyla ve Kanun’un 9. maddesinin 6. fıkrasında sayılan hâllerin (ör. açık rıza, sözleşmenin ifası için zorunluluk) varlığı hâlinde yurt dışına aktarım gerçekleştirilebilir.

14. İlgili Kişi Olarak Kanun Kapsamındaki Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi uyarınca;

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Kanun’daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahip olduğunuzu hatırlatmak isteriz.

15. Başvuru ve İletişim

Kişisel verilerinizle ilgili soru ve taleplerinizi; “Levent Mah. Levent Cad. Mektep Sok. No:8, 34330 Beşiktaş / İstanbul” adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve kayıtlarımızda yer alan e-posta adresiniz üzerinden info@arslan.av.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurunuza sağlıklı yanıt verilebilmesi için talebinizin belirli, açık ve anlaşılır olması; talep konusunun şahsınızla ilgili olması (başkası adına hareket ediyorsanız bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizi belgelendirmeniz); ayrıca mevzuat gereği başvurunuzun ad-soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), yanıtın iletileceği adres bilgilerini ve kimliğinizi tevsik edici belgeleri içermesi gerekmektedir.

Talepleriniz, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.